Las políticas institucionales son directrices que rigen la actuación de los servidores de la Orquesta Filarmónica de Bogotá como entidad, en un asunto o campo determinado. Estas tienen carácter vinculante para quienes tiene la responsabilidad de aplicarlas o de obedecerlas. Ello quiere decir que no son simples recomendaciones, sino lineamientos que deben seguirse para facilitar el desarrollo institucional. Los lineamientos expuestos en el presente documento son un derrotero que guía las actividades de los servidores de la Orquesta Filarmónica de Bogotá en la planeación, la ejecución, el control, el seguimiento y la rendición de cuentas. Estas guías son la base para la toma de decisiones y derivan de los criterios y directrices establecidos por la Ley , las normas vigentes, la jurisprudencia, la Carta de Valores y principios de la institución y del quehacer de la Entidad. Adicionalmente, las Políticas Institucionales se fundamentan en los principios y valores de la Orquesta Filarmónica de Bogotá y la orientan al cumplimiento de sus retos.

Las políticas de la Orquesta Filarmónica de Bogotá son las siguientes:

Políticas artísticas La Entidad dedicará todos sus esfuerzos a la consolidación del gusto por la música sinfónica, la música no sinfónica y la danza como expresiones de la creatividad artística. La formación de nuevos públicos será el eje orientador de las actividades de la Entidad. Las actividades que conduzcan al logro de los objetivos artísticos incluirán todo lo necesario, para asegurar siempre que el producto final tenga la más alta calidad. La ejecución artística, concebida como expresión estética, cumplirá la función social de formar, recrear, divertir y difundir cultura con la más alta calidad. La población y especialmente los jóvenes serán objeto del fomento por el estudio y la práctica artística así como del estímulo por la composición de obras musicales.

Políticas de control interno

La cultura del autocontrol y la identificación, prevención y administración de riesgos propios de cada actividad son la base que garantiza la eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia en el manejo de los recursos públicos. Las dependencias harán una revisión y actualización anual, cuando sea necesario, de sus manuales de procesos y procedimientos, según lineamientos metodológicos reconocidos. Las respuestas a los organismos de control político, disciplinario y fiscal siempre serán oportunas y coordinadas. Los compromisos de corrección, contenidos en los planes de mejoramiento para subsanar hallazgos u observaciones a las auditorías integrales, a procesos, estados contables, etc. serán objeto de permanente seguimiento y estricto cumplimiento. Las dependencias harán autoevaluación permanente a sus planes de acción y medirán su cumplimiento en función del plan general de la Entidad. Las reuniones de trabajo de los diferentes comités serán programadas de tal manera que se optimice el tiempo y los funcionarios puedan cumplir con los compromisos institucionales internos y externos. El uso de los bienes y servicios se hará con austeridad y autocontrol de todos. Se hará un uso eficaz del tiempo y se procurará el aumento de la productividad en todas las dependencias. El gasto y consumo personal será responsable y controlado, sin perjuicio del suministro oportuno y necesario para el desarrollo efectivo de las actividades artísticas, técnicas y administrativas. La entrega oportuna de la información interna, el cumplimiento de los compromisos, la puntualidad en la asistencia a las reuniones y comités y demás compromisos laborales serán una muestra de respeto con los compañeros de trabajo.

Políticas de administración de riesgos

Los funcionarios responsables de procesos y procedimientos identificarán, analizarán y valorarán, por lo menos una vez al año, los riesgos propios de sus actividades, para lo cual deberán mantener actualizados los conocimientos sobre manejo y administración de riesgos y tomarán todas las medidas necesarias para su adecuado manejo. El Comité de Control Interno hará la definición anual de los parámetros para el análisis del Contexto Estratégico y el Subdirector Administrativo y Financiero coordinará con todas las dependencias, de la actualización del Contexto Estratégico Institucional, como base para los mapas de riesgos de las dependencias. Las dependencias actualizarán sus mapas de riesgos, según los lineamientos y metodologías adoptadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública o la Veeduría Distrital. El Comité de Control Interno anualmente hará una supervisión y seguimiento a la implementación de acciones en la administración del riesgo de las dependencias, procesos y procedimientos. El Director General de la Entidad anualmente evaluará el proceso de Administración del Riesgo y de las políticas adoptadas y ejecutadas.

Políticas de operación

La gestión de la Orquesta Filarmónica de Bogotá se basará en los procesos y procedimientos establecidos y determinará los criterios y métodos necesarios para hacerlos eficaces, eficientes y efectivos. Los procesos, procedimientos y actividades especialmente misionales deberán revisarse periódicamente para adecuarlos oportunamente a los cambios de políticas internas o externas que afecten a la OFB. La Subdirección Administrativa y demás dependencias de apoyo deberán asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesaria para hacer efectiva la operación y el seguimiento a los procesos. Las dependencias de la Entidad deben determinar los requisitos del cliente y cumplirlos con el propósito de aumentar su satisfacción. Las dependencias misionales responsables de productos o servicios deberán planificar y coordinar las actividades entre los involucrados en su diseño y desarrollo, y asegurarse de que haya una comunicación eficaz y una asignación de responsabilidades claras. La Subdirección administrativa y financiera hará la coordinación necesaria para planificar e implantar procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora para mostrar la conformidad de los productos o servicios, y se asegurará de la conformidad del Sistema de Calidad. Las dependencias de la Entidad contribuirán a la ejecución de los planes Estratégico e Indicativo de la Orquesta , mediante su plan de acción que contemple su misión, objetivos, actividades, metas, ejecución e indicadores que midan la contribución al logro Institucional. Todos los funcionarios participarán en la organización y ejecución de las actividades artísticas y prestarán su colaboración y apoyo en los eventos programados.

Políticas de imagen corporativa

La Orquesta Filarmónica de Bogotá debe ser reconocida por su organización, puntualidad y capacidad para lograr un espacio de convivencia y apropiación de valores que enaltecen el espíritu. El cumplimiento de los compromisos asumidos y la puntualidad serán una muestra de respeto hacia el público.

Políticas financieras y presupuestales

La Entidad hará una ejecución eficiente y cuidadosa de los recursos públicos sin gastar más de lo necesario promoviendo la cultura del ahorro y la austeridad. La ejecución responsable del presupuesto de gastos fundamentada en el Plan de Acción y las prioridades. Las dependencias y funcionarios responsables cumplirán con la programación establecida para el pago oportuno de los compromisos adquiridos con los proveedores, contratistas, personal artístico, nómina y demás obligaciones.

Políticas de contratación pública

En todas las actividades de adquisición de bienes y servicios la Orquesta actuará con transparencia y austeridad en la inversión y manejo de los recursos públicos. La contratación se hará con sujeción a las normas y principios vigentes sobre la materia, basada en el interés público y en que los bienes y servicios adquiridos convengan a la Entidad en calidad, oportunidad y precio.

Políticas de control interno contable

La Entidad garantizará la sostenibilidad de la calidad de la información de los estados financieros mediante la identificación y depuración permanente de saldos de las cuentas y propenderá por el mejoramiento continuo de la gestión contable. Los hechos económicos, financieros y sociales realizados en todas las dependencias de la Entidad serán informados oportunamente al Contador, mediante los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que se reflejen en la contabilidad. El Contador registrará los inmuebles, vehículos y demás bienes adquiridos, en el patrimonio de la Entidad , hará el seguimiento sobre aquellos pendientes de legalizar, las depreciaciones correspondientes y mantendrá actualizada su valoración. El Contador en coordinación con el responsable de la Unidad de Recursos Humanos, hará las conciliaciones relacionadas con el cálculo de cesantías consolidadas y sus intereses, retenciones tributarias y demás aspectos que se consideren significativos, para un adecuado tratamiento contable. La información contable se suministrará oportunamente a la Dirección General de la Entidad , a la Contaduría General de la Nación , a la Contraloría de Bogotá y demás organismos de inspección, vigilancia y control, según los parámetros legales. El Contador presentará oportunamente la información contable debidamente analizada y, con base en la aplicación de indicadores financieros, hará las recomendaciones pertinentes para la toma de decisiones gerenciales. Las declaraciones tributarias se presentarán, según los requerimientos, dentro de los términos establecidos y, si es el caso, los pagos se realizarán de acuerdo con los términos y condiciones legales. Los procesos, procedimientos y actividades de contabilidad y tesorería se actualizarán permanentemente. Los mapas de riesgos se actualizarán anualmente y se realizarán las acciones necesarias para que los procesos contables y financieros se realicen en forma segura. El Subdirector Administrativo y Financiero y el Contador de la Entidad comunicarán permanente las políticas e instrucciones generales sobre asuntos contables, emitidos por los organismos competentes, a todos los funcionarios que participen en los procesos contable y financiero.

Políticas de desarrollo del talento humano

La selección y vinculación del talento humano se hará de manera objetiva con fundamento en su capacidad e idoneidad y se promoverá su desarrollo mediante la capacitación y aplicación de las normas vigentes. Adicionalmente, se brindarán apoyo al talento joven nacional. Los servidores públicos que realicen actividades que intervengan en la calidad de los productos o servicios deben ser competentes, con base en la formación de habilidades y experiencias. Los programas de formación y capacitación se orientarán al desarrollo de las competencias laborales necesarias para el buen desempeño de los funcionarios de la Entidad. El Plan Institucional de capacitación deberá tener concordancia con los parámetros impartidos por el Gobierno Nacional, mediante el Plan Nacional de formación y capacitación. La Entidad promoverá la capacitación y la actualización permanente de todos los funcionarios administrativos en las disciplinas necesarias para el crecimiento humano y la mejor prestación de los servicios de la Entidad. Los planes de incentivos y bienestar social tendrán por objeto otorgar reconocimientos por el buen desempeño laboral y mejorar el clima organizacional. Las relaciones de trabajo se fundamentarán en el trato respetuoso y amable entre los servidores de la Entidad y de éstos con los usuarios. La Entidad fomentará una cultura en favor de los objetivos organizacionales, para buscar el compromiso de sus servidores.

Políticas de sistemas de información y tecnología

Cultura informática: el software instalado en los equipos de la Entidad debe estar debidamente licenciado y autorizado, y siempre se fomentará su uso legal y el respeto por los derechos de autor. Las normas de uso de las TIC -Tecnologías de Información y Comunicaciones- (Equipos de cómputo, sistemas operativos, aplicaciones, internet, correo electrónico, etcétera.) serán de estricto cumplimiento por los servidores de la Entidad.

Seguridad y control: la información institucional será protegida con la realización de copias de seguridad y el análisis de los riesgos informáticos. Los computadores de la Entidad tendrán un archivo con factura de compra, licencias y soportes.

Mantenimiento de las TIC: las TIC deben ser objeto de actualizaciones, mantenimiento preventivo y correctivo durante el año.

Políticas de prevención del daño antijurídico

La Entidad fijará su posición institucional, frente a requerimientos de conciliación, por medio de su Comité de Conciliación. El Comité dará el concepto previo antes de la decisión final respecto de la procedencia o improcedencia de una conciliación o del pacto de cumplimiento. Las conciliaciones se harán con estricta sujeción a la ley. Las conciliaciones de sumas de dinero se podrán hacer previa la verificación de la existencia de pruebas en favor y en contra de la Entidad. La conciliación solamente será posible cuando exista probabilidad de condena contra la Entidad , según las pruebas incorporadas al proceso. La conciliación que afecte negativamente a la Entidad requerirá el concepto de un abogado diferente al Jefe de la Oficina Asesora jurídica de la Entidad. La Oficina Jurídica de la Orquesta Filarmónica de Bogotá tendrá las funciones de orientación de la gestión jurídica de la Orquesta y la adopción y coordinación de la ejecución de políticas en materia de de prevención del daño antijurídico y estrategias de defensa judicial. Las políticas aprobadas por el Comité de Conciliación se adoptarán y oficializarán mediante actas y se adoptan también, las Directivas y Circulares expedidas por el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá sobre el tema, las cuales serán de obligatoria observancia para la Orquesta conforme a lo dispuesto en el artículo 1° del Decreto Distrital 203 de 2005.

Políticas de gestión ambiental

Las actividades se ejecutarán siempre con una actitud positiva de respeto y protección del entorno ecológico y cultural. La promoción de una nueva cultura del desarrollo ambiental se hará mediante la racionalización del consumo, la disminución de los residuos, el control de los riesgos y el reciclaje de materiales. El desarrollo de una gestión ambiental sostenible estará orientado a la reducción del desperdicio, al mejoramiento de la prevención y mitigación del impacto sobre el ambiente y la infraestructura de la ciudad.

Políticas de servicio al ciudadano

Toda actividad que realice la Orquesta Filarmónica de Bogotá, artística y administrativa) deberá enfocarse primordialmente al ciudadano. La calidad de nuestros productos y servicios, el buen trato, la amabilidad y el respeto por el ciudadano será nuestro compromiso.

Política de participación ciudadana

La Entidad como ejecutora de recursos públicos atenderá y favorecerá todas las iniciativas relacionadas con el control social ciudadano a la gestión pública, con programas que busquen llegar a la comunidad atendiendo sus inquietudes y sugerencias y fortaleciendo la divulgación.

Política de equidad e integración

social La Orquesta Filarmónica de Bogotá buscará los medios para prestar servicios a todas las localidades de Bogotá con énfasis en los sectores de menores ingresos y con mayores niveles de pobreza y vulnerabilidad. Política de gestión documental El Proceso de Gestión Documental estará normalizado y actualizado, según los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación , el Archivo de Bogotá, la Norma de Gestión de Calidad (NTC : 1000) y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000:2005).

Políticas de información y comunicación pública

El vocero oficial de la OFB es el Director General y en su ausencia es el Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones. Las decisiones administrativas y artísticas se comunicarán a todo el personal de la Entidad de forma explícita y concreta. Se evitará la comunicación informal, el rumor y los malos entendidos. Los responsables de las dependencias informarán periódicamente a su equipo de colaboradores las políticas e instrucciones de la Dirección , así como los temas tratados en los diferentes comités. Los sistemas de información de las dependencias se administrarán responsable y técnicamente de tal forma que la comunicación interna y externa sea ágil y de calidad. El suministro de la información de la Entidad se hará a través de los medios disponibles en forma oportuna y veraz.

MARIA CLAUDIA PARIAS DURÁN
Directora General